Setjen DPD RI Wujudkan Ketatalaksanana Arsip yang Akuntabel

JAKARTA - Sekretariat Jenderal DPD RI mengadakan exit meeting mengenai pemaparan dan penandatangan Berita Acara Risalah Hasil Audit Sementara. Kegiatan tersebut dilakukan untuk mewujudkan ketatalaksanaan arsip yang baik dan akuntabel di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI sebagai organisasi pemerintah.

"Arsip memiliki peranan yang sangat penting dalam organisasi dan birokrasi pemerintahan, seperti, alat utama ingatan organisasi, bahan atau alat pembuktian (bukti otentik), bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan, barometer kegiatan organisasi karena setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip, dan bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya," papar Plh Sekretaris Jenderal DPD RI Sefti Ramsiaty di Gedung Sekretariat Jenderal DPD RI hari Rabu (27/3).

Setelah adanya audit tersebut, Sefti mengharapkan setiap unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI untuk segera berbenah dan memperbaiki ketatalaksanaan kearsipan. Lanjutnya, Ketatalaksanaan Kearsipan di sebuah instansi pemerintah merupakan salah satu instrumen dan indikator dalam penilaian kinerja oleh Kemenpan RB.

Dalam kegiatan yang dihadiri Plh Sekjen DPD RI Sefti Ramsiaty, Ketua Tim Pengawas Kearsipan ANRI Endang Kristiani, pejabat eselon II dan III, serta seluruh arsiparis dan petugas pengolah arsip disetiap unit kerja Sekretariat Jenderal DPD RI, dijelaskan bahwa audit dilakukan oleh Tim Pengawasan Kearsipan Tahun 2019, mengenai ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan bidang kearsipan dalam penetapan kebijakan kearsipan, program kearsipan, pengolahan arsip inaktif, penyusutan arsip, SDM kearsipan, kelembagaan serta sarana dan prasarana

Dalam kegiatan pengawasan audit kerasipan tahun 2019, tim pengawasan ANRI telah melakukan serangkaian kegiatan seperti entry meeting dengan pimpinan unit kerja Sekjen DPD RI, verifikasi berkas tentang regulasi, tata naskah dinas, pengorganisasian, SDM, sarana dan prasarana serta dokumen yang terkait dengan kearsipan lainnya. Selain itu tim pengawasan juga sudah melakukan uji petik ke Bagian Kearsipan, Bagian Risalah dan Biro Perencanaan dan Keuangan, serta melakukan survey dan cek lokasi tempat penyimpanan arsip yang ada di DPD RI.

Ketua Tim Pengawas Kearsipan ANRI Endang Kristiani mengatakan ketatalaksanaan kearsipan pada Sekretariat Jenderal DPD RI secara regulasi sudah cukup memadai untuk mengakomodir proses komunikasi kedinasan di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI, juga pada aspek pengolahan arsip inaktif, SDM kearsipan, kelembagaan, serta sarana dan prasarana.

"Pembenahan yang perlu ditingkatkan adalah aspek penambahan program kearsipan, pemusnahan arsip sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA), anggaran kearsipan dan harus dibangunnya record center kearsipan DPD RI," jelas Endang.

Kabag Kearsipan, Perpustakaan dan Penerbitan Sekretariat Jenderal DPD RI, Empi Muslion, menyampaikan bahwa kegiatan pengawasan kearsipan ini dilaksanakan selama tiga hari mulai tanggal 25-27 Maret 2019. Kegiatan Pengawasan Kearsipan pada Sekretariat Jenderal DPD RI merupakan amanat dari UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta aturan turunan lainnya.***